6月 03

GTDでやることをすべて書き出すのは良いのだが、その書き出したやること(ToDo)の管理って以外と面倒なのだ。この管理作業をもっと効率的にやりたいと常々思っている。

思い付くやり方と特徴をまとめると

PCで管理する

メリット

  • 項目の順序入れ替えが楽ちん
  • データの加工が楽ちん
  • 他のデバイス(会社のPC、家のPC)などとの連携がしやすい

      デメリット

      • PCを常に持ち歩く必要がある
      • 気づいた時、思い付いた時にすぐに記録・操作出来ない

          PDAで管理する

          メリット

          • 項目の順序入れ替えが楽ちん
          • データの加工が楽ちん
          • 他のデバイス(会社のPC、家のPC)などとの連携がしやすい

          デメリット

          • 今一つ操作性が悪い
          • PDAを持ってないので買う必要がある(個人的なデメリット。あまり関係ないって話も)

          紙のノートで管理する

          メリット

          • 思い付いたその場で書き込めたり、見たりできる
          • 携帯性が良い
          • 軽い

          デメリット

          • データの加工性が電子デバイスに比べて悪い
          • 一度書いてしまうと並べ替えがしずらい
          • 電子デバイスへの二重登録をしてしまいがち

          ToDo管理のWeb Serviceで管理する

          メリット

          • いつでもどこでもアクセス可能
          • PC、携帯などの各種デバイスでアクセスが可能でデバイスを選ばない

          デメリット

          • データ管理がサービス管理者が側になるため、セキュリティ的(情報漏えい的)に不安
          • サービス提供な為、自分の思い通りにならない

          他人(秘書など)に管理してもらう

          メリット

          • 自然言語が通じて楽ちん
          • 書く手間・入力する手間が省ける

          デメリット

          • コストが高い

          こんな感じだろか。「他人に管理してもらう」は、コスト面で厳しいので却下すると、残るはデジタル的に管理するのか、アナログ的に管理するのかという事になる。デジタル的に管理する最大のデメリットは、人間の思考スピードにまだまだ電子デバイスがついて来られない事。その点ではアナログデバイス(紙系のもの)は、人間の思考スピードについて来られる。書くという事自体が思考スピードについて来られないという事実もあるが、現在の人間が使える思考を吐き出すツールの中で喋る以外では最も早いツールなので、アナログデバイスを選択する事になる。あとは、アナログデバイスのデータの加工性や順序の入れ替えの利便性をアナログデバイスでどう確保するのか?という問題になる。

          そこで考えたのがこの方法である。

          用意する物は

          P1020485

          ルーズリーフ

          ポストイットのサイズにもよるのだが、A4サイズぐらいがよろしいかと。特に僕の場合が字が大きいのでこのサイズがちょうど良い。

          ポストイット

          これまた、字の大きさにも依存するのだが、5cm×5cm程度の物が良い。あまり小さいとToDoの内容が書ききれない場合もあるかも。ポストイットの色は2色もあれば十分なのだが、分類によって色を変えてもいいかもだが、後から見て解る程度の色数にしておく事がポイントでしょうか。

          ルーズリーフに挟む用紙

          これは、特に指定は無いのだが、この用紙はノートを取ることにも使えるので、そのあたりを考えて選んで欲しい。僕の場合は方眼紙タイプを選んでいます。これは、図を描くときなんかが便利だから。

          筆記具

          ここは好き好きですが、黒一色でもOKかと。

          の4つ。

          次に、このパーツをどう使うのか?って事ですが大枠として以下のようになります。

          ポストイット

          これは GTD で書き出す事を全てポストイットに記入します。ポストイットには「分類」、「ToDo内容」、「期限」の3つを記入します。

          sP1020500

          こんな感じです。

          ルーズリーフに挟む用紙

          これは2つに分類されます。

          分類別ToDo項目用

          sP1020495

          上で記載したToDo内容などを書いたポストイットをペタペタ貼り付ける台紙。

          ウィークリースケジュール用

          sP1020492

          一週間の曜日別のページで、ToDo内容を書いたポストイットを曜日別に貼り付ける台紙。

          実際の使い方(一番最初にやる事)

          ①やる事を全てポストイットへ書き出す

          まずは GTD の基本中の基本で、やる事を全て書き出す訳ですが、書かれるものがポストイットになります。この時点でまだ分類が出来ていない場合は、「分類」を書くスペースを残してポストイットに「ToDo内容」と「期限」を書きます。

          ②書き出したポストイットを分類に仕分けする

          ①で書き出したポストイットを眺めて、大きな分類分けをします。頭の中だけでやってOKかと。

          ③分類したポストイットを貼る台紙を用意します。

          まず、ルーズリーフは見開きで一つの分類として利用します。そしてルーズリーフの用紙に見開きの左のページの最初に分類名称を記入します。
          そして、各分類の見開きページに、先ほど書き込んだポストイットを貼り付けていきます。この時に、ポストイットに「分類」を書き込んでいく事をお忘れなく。

          sP1020495

          ④曜日の台紙の作成

          日曜日から土曜日まで用のポストイットを貼る台紙を作成します。これも分類の台紙と同じで見開きで左のページの先頭に曜日を記入します。

          sP1020492

          ⑤各曜日の台紙ページにその日のスケジュールを貼る

          各曜日の台紙ページに、その日のスケジュールをポストイットに記入して左のページの最初に貼っていきます。

          sP1020502

          ⑥各「分類」ページから「曜日」のページへポストイットを張替え

          各「分類」ページを開いて、期限などを参考に来週実施しないとならないToDo内容のポストイットを曜日ページの台紙に張り替えていきます。

          sP1020503

          写真は、分類ページに貼ってあったToDoポストイットを曜日ページにはりかえた後の様子。

          ⑦各曜日ページのスケジュールポストイットとToDoポストイットでスケジュール調整

          各曜日ページ(見開き)を開いて、その日のスケジュールポストイットとToDoポストイットを見て、その日のスケジュール感をみます。どう考えても出来ないような量の場合は、やる事(スケジュールやToDo)を調整して出来る項目数に調整します。

          sP1020502

          こうして、来週分のスケジュールとToDoが解るようになります。例えば、日曜日の夜に明日(月曜日)の予定とToDoが一目で解るようになります。

          実際の使い方(毎日・毎週やる事)

          ここからは、毎日と毎週金曜日(僕の場合はです。自分の好きな曜日を選んでください)に実施する事です。

          毎日やる事

          ①朝のスケジュール確認

          朝、当日のスケジュールを確認する為に、曜日の見開きページを開いて確認する。

          ②新たなToDoやスケジュール

          仕事を進めていると次回のスケジュールが決まったり、ToDoが新たに出来たりと仕事は常に連続していきます。そんな時は、事象が発生したタイミングで ToDoポストイットやスケジュールポストイットを記入して当日の曜日のページに貼り付けていきます。

          ②一日のスケジュールが終わった時

          当日実施出来た(完了又は終了した)スケジュールポストイットとToDoポストイットを剥がしていきます。新たに発生し追加したスケジュールポストイットとToDoポストイット又はやれなかったToDoは、今週の別の曜日ページに貼りなおすか、分類のページへ貼りなおします。

          毎週金曜日にやる事

          ①来週の新たなスケジュールポストイットとToDoポストイットの作成

          週末の金曜日の仕事が終了したら、最後にこの作業を実施すれば晴れて気持ちの良い週末が待っています。さて、実施することは、「分類」ページのToDoポストイットを眺めて、やる事が他にないか検討し、やる事が思いついたら新たにポストイットへ書き出し、「分類」のページへ貼り付けます。

          ②曜日ページへ貼りなおし

          各曜日ページに、スケジュールポストイットを貼り付けていきます。

          ③「分類」ページから「曜日」ページへポストイットの張替え

          「分類」ページのToDoポストイットを見て、来週の各曜日ページにポストイットを貼り付けなおしを実施する。

          これで、来週のスケジュールとToDoが管理できるようになると思います。

          これが出来ても、まだ GTD の6級になるぐらいですかね。まだまだ先は長いって感じがしますね。

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